Какво означава канбан
Персоналният канбан (Personal Kanban) е интерактивна карта на вашата заетост. Един от най-разпространените и достъпни варианти е табло със стикери, която ви помага да изпълните задачите си точно в зададения срок.
Самата дума „канбан“ се превежда от японски като „билборд“. Първо е използвана в този смисъл от завод на Toyota, където по този начин наричат системата си за организация на производството.
Как едно табло със стикери помага да спазваме сроковете
Тя дава възможност да се види най-важното – кои задачи са ваш приоритет и какво вече сте постигнали. Също така помага да не се пилеем по второстепенни, не толкова важни в момента занимания и да не поемаме прекалено много ангажименти.
В системата канбан има само две основни правила:
Трябва да се визуализира работният процес. Това помага да видим своето реално натоварване, и ако е необходимо – да го променим.
Трябва да се ограничи количеството задачи, над които работим активно. Често за илюстрация на тези правила дават за пример действията на жонгльора – колкото повече предмети има той в ръцете си, толкова по-голям е рискът да се пропусне нещо.
Визуализацията табло със стикери ли е
Не е задължително. Можете да използвате всеки удобен за вас вариант – табло, страничната стена на компютъра, върху вратата на хладилника с магнитчета, в тефтерче, чрез специални интернет приложения и т. н. Важното е да имате минимум три стълба – „Да направя“ (To do), „Правя в момента“ (Doing), „Свършено“ (Done). Тези стълбове се запълват чрез стикери или надписи, за да можете да видите във всеки момент какво е натоварването ви в момента.
Можете да добавите и колонка „В очакване“ за не особено спешни задачи. Или например колонки за „Почивка“ (със задачки „да поръчам пица“, „да отида на ледената пързалка“ или други подобни).
Прави се просто – премествате стикерите (или записите) от една колонка в друга, в зависимост от изпълнението на задачите.
Какво ми дава това
Възможност да получите ефективна обратна връзка. Когато местите стикера в стълбчето „Направено“, мозъкът получава награда – задачата е изпълнена, може да си почине или да пристъпи към нова задача.
С течение на времето ще си изработите навика да пристъпвате към нова задача, едва след като предишната е завършена. В идеалния случай това означава, че няма да имате незавършена задача.
Как да определим броя на задачите
По пътя на опита. Започнете да използвате вашия персонален канбан и с времето ще разберете каква е вашата „пропусквателна способност“. Тя може да се променя в зависимост от сложността на задачите, от вашето състояние в момента или от настроението. Изберете минимума, а после лека-полека качвайте нивото.
Между другото, това е добра защита от прегарянето на работа. Вие ще се научите да управлявате своето натоварване без щети за кариерата.
С какво персоналният канбан се различава от обикновения списък със задачи
Визуализацията, възможността да видим крайния резултат (направеното за деня), дават възможност за анализ, да определим кои задачи ни вдъхновяват, а кои изпълняваме с усилие – по-добре е да изпълним първо тях.
Обикновеният списък със задачите не е интерактивен, не дава обратна връзка, не намалява стреса, тъй като не може да структурира работния ден.
Приложения, които заменят таблото със стикери
Trello е безплатно уеб приложение, което отлично подхожда като инструмент да подредим собствената си работа и да управляваме малки проекти. То може да се използва и за обучение, визуализация на списъка с цели и желания, за провеждане на ремонт, планиране на пътешествия, изследвания и т. н.
KanbanFlow външно прилича на Trello, но по своята същност още повече подхожда на класическото понятие „канбан“. Освен създаването на табла и задачи, приложението позволява да се проследи времето, отделено за изпълнението им (прилага се методът Pomodoro).
Kanbanote е допълнено популярно приложение на Evernote, което визуализира списъка със задачи.
