Съвременните технологии напреднаха толкова бързо, че скайп (Skype) се използва масово в бизнес контактите, за работни срещи, за интервюта на работодатели, за подготовка на юридически или друг процеси.
Предимства на скайп конференцията
Положителните страни на подобни работни срещи са доста. Пести се време, което преди отиваше за пътуване до мястото на заседанието, намаляват се разходите за хотели, командировъчни и билети за транспорт.
Печели се време, а това е ценен ресурс особено в света на бизнеса.
Вземат се бързи решения, може да се изслушат различни гледни точки, да се намерят нови пътища за решаване на възникнали проблеми или да се обсъдят перспективи.
Планиране на въпросите за обсъждане
Скайп конференциите не са говорилни, а се провеждат по строго фиксиран дневен ред. На участниците винаги се изпращат предварително точките, които ще се обсъждат.
Не се излиза прекалено много от набелязаното и това се прави отново с единствената цел да не се пилее време и ресурси.
Особености на комуникацията
По време на деловия разговор е важно само един да води дискусията и да следи да не се излиза от нея. Разговорът е изключително наситен и концентриран, нужно е внимание, а при водене на преговори задължително се спазват доброто комуникационно ниво и уважителната интонация.
Не се допуска да се прекъсва събеседникът. За никого не са приятни характеристики и оценки от рода на „Ти не знаеш“, „Ти не разбираш“, „Не си прав.“
Това е личен и много субективен извод, не се харесва на участниците, а може и да се засегне някой и то без да го заслужава. Оставете личните си преценки за частен разговор или когато си пиете бирата.
Те нямат място в света на професионалистите.
При една такава виртуална конференция се следва правилото: информация – обратна връзка – въпроси – мнение или аргументи – решения. Обратната връзка, без която не можем дори в частните си връзки и общуване, има ключова роля.
Визуалността е плюс
Сред предимствата на подобен род конференции е нагледността и ефектът на визуалните методи. Файлове, снимки, диаграми се изпращат бързо и се получават едновременно от всички.
Може да се сподели екран, така че да се дискутират конкретни теми, интернетни страници, нови програми.
Езикът на тялото
Известно е, че основната информация при обикновените разговори и срещи се получава чрез езика на тялото – мимики, жестове, движения. Това е доста ограничено в скайп конференциите, затова е важно да се съсредоточим върху гласа, интонацията и съдържанието на казаното.
Слушането е много по-активно, защото, ако няма и видео, тогава остава сама един канал за получаването на информация и това са нашите уши.
Поведението на партньорите
Понякога се налага да се водят преговори, а в разговора участват две или повече страни. Ако сте заедно с ваш колега и насреща си имате представител на друга фирма, не допускайте в никакъв случай да се смята, че хората, които работят за една фирма, проект или идея, имат различна гледна точка или разминаване.
За да се избегне подобно неловко положение се използват изрази от рода на „Както каза…“, „Съгласен съм с… и искам да допълня“, „Това е така, може да помислим и за…“
Представителите на една фирма не са представители на самите себе си или на своите професионални роли, а на самата фирма, на концепцията на бизнеса. Вътре, в кухнята на нещата, може да спорят и да се карат колкото си искат, в публичното пространство те трябва да реагират като едно цяло. Те са тим, те са лицето, визитната картичка на фирмата, трябва да действат заедно.
Краят на срещата
В края на срещата се прави равносметка на постигнатото по време на дискусията, уточняват се срокове – кой какво прави и кога ще бъде следващата среща.
Този момент е не само чисто психологически, но и като да си стиснете ръцете, след като сте се договорили. Оттук нататък всеки поема, знаейки точно за какво сме разговаряли и за какво се разбрахме.
Досущ както при нормални преговори.
