Случвало се е почти на всекиго – затрупани сте с работа, проблемите никнат един след друг, а времето все не достига и ни се струва, че 24 часа в денонощието са малко. Да не говорим какви са резултатите от това – постоянен стрес и нервно напрежение, от които понякога не се вижда изход. Специалистите по тайм мениджмънт твърдят, че има няколко прости правила, към които, ако се придържаме, можем да подредим нещата си така, че да успяваме във всичко. За какво иде реч?
Определете точно и ясно вашите желания и цели
Преди да започнете да усвоявате конкретни инструменти за управление на личното време, важно е да сте наясно за какво всъщност губите този така ценен ресурс – времето. Трябва да знаете заради какво прекарвате почивните си дни в офиса, защо изучавате английски, за какво са ви необходими тренировките във фитнеса, наистина ли е интересна за вас професията, която упражнявате? Този съвет изглежда прекалено елементарен, но на практика да се формулират личните желания, да се превърнат те в намерения и да се поставят конкретни цели, е съвсем нелека задача – често ние живеем буквално по инерция, без да се замисляме за това какво всъщност искаме, рутинно запълваме живота си със случайни желания и усърдно работим над тяхното изпълнение.
Психолозите препоръчват практиката на визуализацията: За да разберете какво точно искате, затворете очи и си се представете след 5 или след 7 години. Постарайте се да почувствате своето състояние на щастие и удовлетвореност от живота… после си задайте въпроса: с какво се занимавам? Каква е работата ми? Какво правя в свободното си време? Къде живея? Как изглеждам? Отговорите на тези въпроси са и вашите цели: формулирайки ги, може да преминете към собственото планиране на времето.
Щателно планирайте
Управлението на времето е невъзможно без планиране: по правило неспособността да се постигне даден срок е свързана не с леност или отсъствие на мотивация, а с недостатъци в планирането. Опитвайки се едновременно да научим два чужди езика, да приключим суперотговорен проект в работата и да отслабнем с 10 кг във фитнеса, ние опитваме да обхванем необятното.
И в крайна сметка не успяваме, пропускаме сроковете, измаряме се, изоставяме наполовина свършената до момента работа. За да не се превърне в разочарование постигането на целите, трябва да определите приоритетите си и да си поставите реалистични срокове за всяка задача: денонощието все пак е само 24 часа.
Доспивайте си
Съветът е стар като света, но не е по-малко актуален. Причината за хроничната умора, закъсненията и неспособността за планиране често се заключава в баналното недоспиване. Така че задължителна стъпка по пътя към управлението на времето трябва да стане едно желязно правило: 8 часа сън в денонощието в продължение на месец.
Това ще е достатъчно, за да се превърне пълноценният отдих във ваша привичка. Навреме затваряйте фейсбука, отложете разговорите в другите социални мрежи, изключете звука на телефона, загасете телевизора и дайте на организма си възможност да отпочине както трябва: той ще ви се отблагодари с бързина на реакциите, добра памет и ясно съзнание.
Определете приоритетите си
Особено актуален е този съвет в ситуация, при която един форс мажор се сменя с друг, а списъкът с делата се оказва безкраен. В такива случаи може да се пригоди матрица, разпределяща всички задачи в зависимост от срочността и важността им: нарисувайте квадрат и го разделете на 4 части.
Първият сектор е предназначен за важните и срочни задачи – към него трябва да пристъпите на първо време. Срочните, но не толкова важни дела запишете във втората част от квадрата – те са втори по ред на изпълнение. Третата част е за важните, но не срочни дела – на тях трябва да обръщате внимание регулярно в определени промеждутъци от времето. Спокойно може да отложите делата от четвъртата част на квадрата – не важни и не срочни.
Научете се да „закусвате с жаби” и да „ядете слона на части”
По правило да отлагаме за по-късно различни дела, ни заставя фактът, че те са или прекалено неприятни, или прекалено мащабни. Понякога се появява и леността, която пречи да се посегне към тяхното решаване. Експертът по въпросите на управление на времето Глеб Архангелский препоръчва към неприятните дела да се подхожда като към „ядене на жаби за закуска”.
Т.е. с тях трябва да се справим на първо време, в началото на деня: това ще ни избави от постоянното чувство на тревога от несвършената работа. Що се отнася до крупните дела, експертът съветва да се отнасяме към тях като към „слон, който трябва да бъде изяден на части”. Т.е. всеки ден да включваме в работното си разписание част, пък била тя и малка, от голямата работа, която предстои. „Парченце слон”, както казва Архангелский.
Не се страхувайте да потърсите помощ
Или, казано с езика на бизнеса, делегирайте работа. Известно е, че от неумение за планиране на времето и хронически цайтнот страдат най-вече перфекционистите, които смятат, че никой не е способен да се справи с работата по-добре, отколкото тях самите, заради което те са вечно претоварени и почти никога – успяващи.
Помислете кои от вашите домашни дела може да прехвърлите върху близките си и кои от служебните задачи да делегирате на подчинените – ако имате такива. Това ще ви обезпечи допълнителни часове в денонощието.
Отстранете „поглъщачите” на време
Или поне им поставете лимит. Заради експеримента може да си поставите за цел няколко дни поред да си записвате в дневник минутите, изгубени в безмислено четене на постове в социалните мрежи, обсъждане на клюки с неинтересни хора, или просто гледане на тъпо тв шоу.
Резултатът може да ви удиви: ние наистина недооценяваме силата на своите навици и не забелязваме как безмилостните „поглъщачи” на време ни лишават от ценни минути и дори часове. Най-добрият способ да ги вземем под контрол, е да си поставим железни ограничения: например не повече от 30 минути на ден в социалните мрежи.
