Почти сигурно е, че и на вас ви се случва. Има дни, в които работата върви по вода, има и такива, в които всичко сякаш се е закучило. Тогава казваме „Нямам ден”. И това оправдава всичко. А дали това наистина е оправданието? Помислете си само има ли вариант, в който да работите примерно 4 часа седмично, без да се налага да стоите в офиса от тъмно до тъмно? Своя опит в това отношение споделя американският треньор по тайм мениджмънт Тим Ферис.
Колко дни от седмицата действително посвещавате на работата, пита Ферис. И отговаря с едно изследване, проведено от компанията Microsoft. То показва, че дните, действително посветени на работа, са всъщност 3 в седмицата. Но ако се замислим, ние сме способни на повече от 72 часа полезна работа и 4 дни туткане. И въпросът не е в това да се работи без прекъсване, а да се намери балансът между почивката и работата. В това отношение Ферис дава 6 препоръки, които биха могли да ни направят максимално продуктивни.
Управлявайте настроението си
Случва се да четем за това как трябва да повишим работоспособността си и се опитваме да направим така, както ни съветват, но нищо не се получава. Това се дължи на факта, че „самоучителите” по продуктивност са направени на базата да бъдат четени от робот. Те не са разчетени на основата на богатия спектър от емоции, които човек може да изпитва.
Винаги започвайте своя ден спокойно. След ставане от сън се разтегнете, направете малко физкултура, едва тогава се фокусирайте върху целите и задачите, които ви предстоят. Определете приоритетите им. Опитайте се да загърбите навика си по време на закуска да четете първите новини за деня – това ви натоварва с излишен стрес и пречи на доброто храносмилане. В никакъв случай не започвайте работа още в леглото.
Мнозина от нас буквално минута след събуждането си вече проверяват електронната си поща и започват да се панират от мисълта колко неща трябва да свършат през деня. Когато утрото ни започне по този начин, през целия ден ние няма просто да правим нещо, а ще реагираме.
„Първият половин час от деня ми всеки ден е абсолютно еднакъв – споделя опита си Тим Ферис. – Моят организъм привиква към подобен ред, това ми позволява да държа ситуацията под контрол и да не се поддавам на паника от извънредни ситуации. А ако съм спокоен, значи съм продуктивен…”
Доброто начало на деня е залог за продуктивност. А лошото настроение – обратно, то е пътят към затъването в безуспешни дела.
Не проверявайте пощата си сутринта
За мнозина от вас този съвет ще прозвучи като същинска ерес. Как така ще се събудя сутринта и няма да проверя мейлите си, да хвърля око на новините от денонощието в социалните мрежи? Помислете си обаче на въпроса „На какво бихте желали да отделяте повече време в живота си?” дали има човек, който би отговорил „На електронната си поща и социалните мрежи.”
Представете си: когато с настъпването на утрото първата ви работа е да прочетете писмата си, вие не можете да не реагирате. А това означава, че вие губите вашето лично време, за да работите за целите на някой друг, а не за своите.
„Ако е възможно, първите два часа след събуждането си дори не отваряйте пощата си и не четете съобщенията в социалните мрежи – съветва Тим Ферис. – Съгласен съм, че много хора дори не могат да си представят подобно нещо. Как ще си направя списък със задачите, без да съм видял пощата си, ще попитат те.
Как ще разбера колко и какви задачи ме чакат? Ще се удивите, но 80 – 90 на сто от дневните си планове може да направите, без да гледате в електронната си поща и без да хвърлите око в социалните мрежи. Опитайте!
Преди да се втурнете да правите нещо, се запитайте: а трябва ли въобще да го правя?
На главния въпрос „Защо не успявам да свърша всичко” има много прост отговор. Защото вършите прекалено много неща. Искате да увеличите продуктивността си? Вместо с часове да си блъскате главата с решаването на една задача, си задайте въпроса „А наистина ли трябва да я изпълня точно сега?”
Тим Ферис казва: „Хората ходят на тренинги по тайм мениджмънт и се учат да изпълняват задачите си максимално бързо. Проблемът обаче е в това, че някои от тези неща въобще не трябва да правим…” И това е интересен момент: ние се жалваме от липса на време, а едва после изясняваме приоритетите си. Какво да правим? Просто изпълнявайте само задачите от първостепенна важност. Нищо повече.
Концентрирайте се: отстранете всичко, което ви отвлича
„У всички хора по света се наблюдава синдром на дефицит на вниманието, който се явява под влияние на живота в съвременното общество”, казва Ед Халоуел, професор от Харвардската медицинска школа. Наистина ли съвременният живот изкривява нашите приоритети? Не. Просто около нас 24 часа в денонощието, 7 дни в седмицата се оказва същинска въртележка от ярки, блестящи и привлекателни отвличащи вниманието фактори.
Нашите предци са живели без това. Затова ние трябва да работим в условия, в които отвличащите фактори да ги няма. „Същността на концентрацията се състои в това да сведем до минимум количеството фактори, които ни отвличат вниманието и ни карат да се туткаме – обяснява Ферис. – Хората възприемат концентрацията като супер способност. Това обаче не е така. Това е способност да влезеш в празна стая само с работата, която имаш да вършиш, с нищо друго, и да затвориш вратата след себе си. Това е всичко.”
Ферис привежда един действителен случай като доказателство. Класната стая на ученици от колеж в Ню Ейвън гледала към жп линия, по която постоянно се движели товарни влакове. В края на учебната година станало ясно, че успехът на всички ученици от класа е по-нисък в сравнение с другите класове.
Преместили ги в друга стая, далеч от гледката и шума. Успеваемостта скочила рязко. С други думи, колкото повече се отвличаме, толкова по-лошо.
З какво мислите сега? „Имам и други задачи”. „Трябва да помогна на шефа”. „Съпругът ми звъни”. Именно поради това ви е нужна система.
Разработете си система
„Не зная как става така, че във всичко и за всичко успявам. Просто правя нещата и се надявам да стават добре”. Тези думи няма никога да чуете от успял човек. Всеки такъв човек е вкарал деня си в строго определен порядък.
„Ясният порядък на деня е далеч по-ефективен от самодисциплината. Според мен значението на самодисциплината е силно преувеличено – коментира Тим Ферис. – Обикновено моля хората да си направят такъв график за деня, за да могат вземаните решения да се отнасят само за творческата част от работата…”
Как да си създадем идеалната система? Ферис предлага метод „80/20”
1. Определете какви действия се явяват причина за повечето от вашите успехи?
2. Определете какви активности снижават вашата продуктивност.
3. Разработвайте си такъв график на деня, че в него първата точка да превъзхожда кат обем втората няколко пъти повече.
И така, вие се събуждате с бистра глава, свежи мисли и ясен график за деня. Но как да знаете с какво точно да започнете?
Набележете преди лягане целите си за следващия ден
Това е много важно. Тогава ще сте в състояние, събуждайки се, ясно да осъзнаете какво ви предстои и с какво точно да започнете. Така никаква „псевдо срочност” няма да изпорти деня ви.
„Най-добре е да определите една-две срочни и важни задачи още преди вечеря. Така ще разтоварите главата си преди лягане и ще се подготвите за утрешния ден”, препоръчва Тим Ферис. Измислете си вечерен ритуал. Постарайте са да приключвате работа по едно и също време. Съхранете започнатите и недовършени файлове, подредете работното си място. Без да бързате, съставете плана за действие за следващия ден.
